科研人员诉苦:年度总结要花两个月,为报销经费几成专业会计

刘诗瑶/人民日报

2015-12-27 07:22 来源:澎湃新闻

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今年7月,李克强总理在国家科技战略座谈会上曾谈道:“我听一些科技人员反映,因为许多繁琐规章,他们大量时间没法待在实验室,而是用来搞‘内政外交’。每年填写各种表格就会浪费不少精力。”
那么,科学家需要填什么表?填表占了他们多少时间?
填写年度总结和结题报告,小课题需花一个月,大的项目恐怕要耗费两个月
年底本是研究成果收官、科学家高兴的时候,某国立研究院的周明研究员却在为“填表”发愁。“我主持多个国家研究课题,需要向相关部门提交至少3份项目执行报告。小课题需花费一个月来填写,大的项目恐怕要耗费两个月。”
周明所填的“表”,是指科研项目的年度总结或结题报告。以时长5年的科研项目为例,除了申请课题时需提交大量表格,获批实施后的第一、二、三、四年底,都要提交年度总结。等到第五年项目验收时,再提交结题报告。他告诉记者,一份完整的报告约40—50页,承担的项目越多,需要提交的表格就越多,而且都集中在年底,真有点不堪重负。
除了自己主持的项目,周明还要填写参与其他主持人名下项目的总结。此外,他还要填写科技部各个下属事业单位发来的“成果调查统计表”——他们要用来调查科技成果的投资效益和作统计分析。“这种表格特别多,内容与项目总结通常重叠,但格式很不一样,每次都得重填一遍。”
“填表”并非只是简单地动动笔或敲敲键盘,首先要准备详实具体的资料。“如果项目涉及多个单位,还要提前告知对方整理、上报数据。他们通常要花几周时间准备,这期间我要反复催促、耐心等待。”
数据齐备后,周明开始一项项填。据他介绍,总结报告要求填写项目执行期间发表过的所有论文,不能只填数目和名称,要把论文的完整电子版扫描上去。有的电子表格不允许直接复制文档的内容,需要填表人点击下拉菜单选项,一个字一个字地输入。
除了填写表格,周明团队还要在年终汇报会上用幻灯片的形式,向评委们汇报科研进展和成果。“评委们要求很高,制作幻灯片要动很多脑筋,花很多心思。”周明无奈地说,“年终汇报会的筹备工作也由项目组承担,预订会议室、准备茶水……年底项目组都在‘办会’,很难有心思搞科研。”
据周明大致估算,填写年度总结和结题报告在一年当中大约要占近20%的工作时间——这还不包括年初的项目申请。“填写项目申请表占的时间比年度总结还要多一些。一般而言,越能干的科研人员课题越多,填表就越多,真正做科研的时间反而少了。”
在高校教学、科研一肩挑的科研人员,到年底填的表就更多了。南方某高校的年轻教授林风告诉记者,除了项目总结报告、年度工作考核,还有一堆与教学相关的表格。“教学日历、学期成绩、试卷分析……要填的表格五花八门,让人大费周章。青年教师如果想评奖、评职称,要填的表格就更多了。”
为了报销科研经费,科研人员要精打细算,三天两头看财务报表,快变成专业会计了
潘玲是一位环境学专家,让她特别为难的,是与项目经费相关的财务报表。
“除了申请时要开动脑筋填写经费预算,项目结题时还要提交财务报告。要算清项目几年的花费,需要把各个参与单位的票据和账务集中起来,分门别类地加以整理,汇总后请科技部认可的审计公司出具审计报告。整理准备各项财务支出清单大概需要3个月,因为根据规定,每一笔钱都要有相应票据说明用项——光整理各个参与单位的账目就要两周时间。”
更让潘玲备感挠头的,是她对财务报表“不会填”和“不敢填”。
说到“不会填”,潘玲说自己很长一段时间分不清“差旅费”和“交通费”到底有啥区别,曾因为填错账目类别,多次被财务处“打回来”返工。“‘不敢填’,是因为每笔钱都要跟申请项目时的预算明细对号入座,如果对不上,就容易‘犯错误’。我最近每天都要看财务报表,简直成专业会计了!”她苦笑着说。
据潘玲介绍,由于从2006年开始加强了财务审计,研究项目的财务类表格增加了很多,而且要求项目开销全部“按预算完成”,有的项目甚至不允许超支一分钱。为此,负责项目的科研人员需要三天两头看报表,生怕花错、花超了。
潘玲告诉记者,她的一位同事在申报项目时本已做好差旅费预算,但到出差的时候科研任务有变化,更改了行程,导致实际花销和预算不一致,结果大费周折。“更让人哭笑不得的是,前几年没有高铁、火车票便宜,现在有了高铁,票价比以前贵,差旅费就很容易超标。但差旅预算是几年前填的,不能更改,要更改的话就得打报告请示领导,一来一去又浪费了很多时间。”
“如果预算做得精确还好,如果不够精确,出了问题就属于‘乱做预算’。比如实验材料费预算20万元,结题时如果才花了15万元,那你就有‘套用国家经费’的嫌疑”,据潘玲透露,有一些科研人员被迫在账目上作假,真的是为了结题时过财务报销关。“科学研究存在许多不确定性,计划没有变化快是常有的事。有结余,批评你多做预算;没结余,怀疑你滥用经费——这让人心里憋屈。”
“连买根试管都要填一堆单子!”据周明介绍,国内的科研人员采购实验用品,如果金额高,就需跟公司签合同,开出清单后,去财务拿支票;拿支票要写申请;借款要开发票,报销完了还要平账——每个环节都很啰嗦。“更麻烦的是,每个环节都需要各级领导签字,领导不在就要干等着,无形中又增加了时间成本。”
建议取消一些无意义的报表,完善相关设计,建立信息公共平台,减少重复劳动
科研人员费心费力填了这么多表格,到底有多少用处?
“填表的初衷可能是好的,有些表格也确有必要。”周明说,比如财务报表,管理部门把它作为一种管理手段,通过查看报表了解项目的进展,检查监督经费的使用情况,希望能借此防止学术造假、杜绝贪污腐败。“但有些表格纯粹是走形式,甚至是管理者为了显示自己的存在。”
“我国的研究员、副研究员和教授、副教授加起来有数百万,每年总共要填多少表啊?管理者看得过来吗?”林风说,“我觉得交上去的表格基本没人看。每个项目总结都摞得跟小山一样高,管理者哪里看得过来?”
受访者建议,取消一些无意义的报表。高校院所和上级管理部门应认真听取科学家的意见,真正尊重科研规律,本着为科学家服务的理念,尽量减少科学家填表的时间。“就说旨在检查科研进展的项目年度考核吧,这种考核并不符合科学研究的实际情况。”林风说,科学研究不是按照计划的线路去旅行、今年到哪儿明年到哪儿,而是对未知世界的探索,研究者自己都不知道哪条路走得通、何时能到终点。“在这种情况下要求研究者填写所谓的年度进展,不是很滑稽吗?”
科学设计表格。“对于一些必填的表格,完全可以设计得更科学、更合理。”潘玲说,比如申请项目时的财务预算,应当根据科研活动的规律和不同领域的具体特点,设计得更灵活一些。“科研的最大特点是不确定性,对于未来几年的科研进展和具体花费,科学家哪能预测得分毫不差?相关部门在安排项目预算时,可以根据以往的经验,设定一个大致的比例,比如差旅费、交通费、仪器费大致各占多大比例,实际研究中只要不超出这个比例就行了。如果规定得太死太细,就会阻碍科研活动的正常进展,甚至会逼着科学家为报销做假账。”
利用科技手段建立信息公共平台,减少重复劳动。林风建议,科学研究几乎涉及每一个政府部门,目前科研经费又是多头管理,多数科研人员需要向不同的部门申请经费,而每次申请都需要重复填写个人的科研基本情况、发表论文情况等。“如果搭建一个全国性的信息平台,把科研人员的基本情况都录入进去,他们申报课题时的基本信息可以自动生成或自动调取,就会节省很多时间。”他同时建议,目前实行的科技报告制度,可以参照项目结题报告,而不是像现在这样单搞一套制式,让科研人员劳神费力地重复填写。
受访者盼望,管理者能认真倾听一线科研人员的呼声,不要再让科研人员把宝贵的时间过多浪费在填表上。
(文中采访对象均为化名。)
记者手记:别把科学家逼成会计
在一般人的印象中,探索未知世界奥秘的科学家与精打细算的会计怎么也扯不上关系。然而,记者在日前采访时,听到多位科研人员吐槽:到年底几乎天天算账、对账、报账,都快成专业会计了。
这不是开玩笑。据了解,每年年初申报项目和年底财务报销时,科研人员特别是实验室(课题组)的负责人,都要像会计一样精打细算。申报课题的时候,他们要充分发挥想象力,精确预算未来几年要花的每一项经费,如差旅费、交通费、会议费、仪器费、试剂费等,以免将来超支或者不够;项目结题时,要把项目执行期间花的每一笔经费,与申请课题时的经费预算一一“对表”,如果“对”不上,就要开动脑筋、想方设法“对齐”,否则就不能报销。据介绍,科研骨干每年光在经费预算和财务报销上花的时间,就多达两三个月。如果加上填写项目年度进展、工作年度考核等,所花的时间就更多了。
难怪许多科研人员感叹:自己由“一线”变成了“离线”,在正常工作时间内,能真正从事科研的时间连1/3都很难保障。为“把失去的时间追回来”,他们不得不在双休日、节假日和下班时间加班加点搞科研。
科学家被逼成了会计,其背后是不科学的管理制度。同其他工作一样,科学研究也需要管理。特别是涉及国家财政的科研经费,相关主管部门通过经费预算、财务报销等制度认真把关、严格审计。这原本无可厚非,然而,现有的一些科研经费预算方式和财务报销制度,在很大程度上违背了科研规律。与可按预定计划进行的盖大楼、修大桥等工程类活动不同,科学研究是对未知世界的探索,存在极大的不确定性,常常是计划赶不上变化,其进展难以准确预测。举个简单的例子,在今后几年的研究过程中使用多少试剂,在申请项目之初是很难“计划到位”的。因此,只能根据以往经验,做出大致的规划。相应的,所需的经费也只能是粗线条的“概算”。如果要求科研人员在申请项目之初就精确预算、到项目结题时实际花费与最初的预算一一对号入座,岂不荒唐?
之所以出现这种违背科研规律、不切合科研实际的规定,恐怕与一些部门根深蒂固的“管理”思维和长期形成的“一刀切”的懒政作风不无关系。
在与科研人员的交流中,记者能明显感受到他们不被信任的心酸。毋庸讳言,近些年确实出现了个别科研人员通过财务造假等手段超比例用科研经费给工作人员发放生活补贴等违规、违法现象。对于这些现象,既要严格追责、依规依法惩处,更要深入分析背后的深层次原因。
客观地说,之所以出现上述现象,除了极少数科研人员道德品质不好外,还与我国的科研人员生活待遇不高、薪资结构不合理、科研经费中的劳务费比例过低等密切相关。解决违规、违法使用科研经费的根本之道,恐怕光加强预算管理和报账制度是不够的,还应通过改革让科研人员的收入与其付出、贡献相匹配,过上衣食无忧的有尊严的生活。
宁静方可致远。科学研究是异常艰辛的智力探险,只有投入全副身心、长时间沉潜探索,才可能取得突破。科学研究是在全球舞台上的国际竞争,“只有第一、没有第二”,如果研究成果比同行晚发表一天,就会与“原创”失之交臂——对科学家来说,还有什么比时间更重要呢?
管理的实质是服务,服务的目标是提高效率。摆正心态、转变职能,认真倾听基层呼声,尊重科学家,遵循科研规律,把科研人员从名目繁多的报表中解放出来、拿出更多时间潜心科研,既是广大科研人员的热切期盼,也是创新发展的迫切需求。(赵永新)
责任编辑:程佳澎湃新闻报料:4009-20-4009   澎湃新闻,未经授权不得转载
关键词 >> 科学家,填表,写报告

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