持续一生的旅程：数字时代的写作进阶指南

Editor's Note

对于学者而言，“学术写作”是其学术生涯发展中几乎最重要的傍身之技；对职业人士而言，“职场写作”同样是一项必不可少的技能。无论是起草政策备忘录、撰写电子邮件，还是发布社交媒体内容，简洁的文字都是达成有效沟通的关键。

普林斯顿公共和国际事务学院的客座讲师、纽约大学法学副教授 Martha Coven 的新作Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age（《职场写作：数字时代沟通的最佳实践》）探索了清晰写作的诸多策略。本书基于 Coven 在普林斯顿大学广受欢迎的写作课程和讲习班、以及她在公共和私营部门几十年的经验而写成，为想要在当下这个数字时代提高职场写作水平的人提供了诸多有益的建议与指导。

Coven 是高盛公司的客座教授，她一直在政府内外从事美国政策研究方面的工作。在执教于普林斯顿之前，她在奥巴马政府工作了6年。在普林斯顿大学，Coven 因她教授的写作课程而闻名。

“职场写作”与“学术写作”的区别

每个人在本科或研究生毕业时，基本都学会了如何就复杂的主题撰写一份长篇论文，但这种写作技巧却并不一定适用于工作场所的需要。能够将想法转变为简明、有说服力的信息，是职场的必备技能，也是如今的大学需要教会每一个学生的本领。

Coven 认为，工作场所鼓励简洁的写作，对于政策研究相关工作来说，清晰的表达尤为重要。通常，我们使用社交平台和小型屏幕设备进行商业写作和阅读，但显然，这两者都不太适合对一个问题进行长篇大论。工作中的写作与学院里的写作不同，一个忙碌的经理或客户寻找的是基本结论和重要信息，而不是一步一步地解读某个问题。商业沟通的原则是结论先行。细致的分析仍然是必要的，但更重要的是有效传递信息的能力——这在营利性、非营利性和政府机构中都是如此。

学术出版物中的数据可视化程度往往低于其他专业领域，在其他情况下，将数据导出为柱状图或折线图应该只是第一步。在工作场所中，能够得到关注的可视化图表都是经过精心设计的，包括言简意赅的标题、排列整齐的数据、有信息量的标签、颜色使用的策略等等，没有任何多余的元素，包括多余的网格线或图例。

虽然像“加粗”等文本格式在学术期刊上用得很少，但这在工作场所却像是催化剂一样的存在。这些格式能够将文本分解成小块，并协助组织材料，使读者能够更快地完成阅读。阅读一位学术界同事的文章可能需要花上一两个小时；但在商业领域，这可能只需要一两分钟。

最后，工作中的写作应该是生动而非枯燥的。好的职场写作应当容易理解，它没有学术式的行话和定义不明确的抽象术语，取而代之的是生动具体的例子。简言之，职场写作既需要足够明确，也需要拥有强大的说服力。

Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age

数字时代下的写作

本书的副标题是“数字时代沟通的最佳实践”。如今，我们经常在智能手机或其他电子屏幕上阅读，疫情的影响愈发迫使人们进入一个更加虚拟的世界，这一事实确实让我们不得不以不同的方式写作。在每个人都面临信息过载、无法保证从头到尾地浏览一个内容的情况下，抓住重点就变得非常重要。

在书中，Coven 提出的建议之一是使用一种策略，美国军方称之为“底线在前”（Bottom line up front），即：无论是电子邮件、书面报告或任何幻灯片，我们都可以在最开始给出信息的核心架构。在小说写作或其他类型的写作中，你可能会慢慢地“打开”一个故事。但在政策领域甚至更广泛的商业领域，都不允许我们这样操作。

在疫情的大背景下，因为人们变得更分散，导致我们正在发送更多电子邮件、更多地使用各类信息传递平台。Coven 认为，从这个角度来看，“写作”正在成为一项我们都在培养的技能，我们应该越做越好。但由于写作往往依赖于人与人之间的某种联系，因此，在不认识写信对象或写给某个从未见过的人的情况下，掌握语言表达的尺度依旧相当困难。

如何实现“好的写作”？

那么，大学应该如何培训他们的学生成为出色的职场写手呢？像许多学校开设的写作课程那样，通常的方法是给他们布置作业，让学生模拟在工作中会被要求做的事情。当然这并不意味着放弃论文训练，毕竟它仍然是彻底分析问题的有用工具。但是，学校可以要求学生制作一些配套的短篇材料，如幻灯片、信息表、新闻稿，甚至是一条推特。如何用不超过280个简单的英语词汇来总结一个观点，是测试自身理解能力的一个好方法。拿 Robert Caro 来举例，他因记录约翰逊总统的职业生涯而闻名。他的一些书长达一千多页，但他每次写作都是从一个简单的步骤开始，即，先设法将他想说的东西浓缩成几个段落，而并非直接开始写一本新书。

对于如何准备和检视自己的写作，Coven 给出了许多实用的建议。

在写作 Writing on the Job 之前，作者正在教授一本由两位前广告公司高管写的商业写作书。事实上，写作类似于推销自己的想法，好的写作意味着要提出有充分依据的论点来吸引读者，“讲故事”因而发挥着相当重要的作用。虽然在政策写作中，我们必须小心地将这些例子、轶事建立在更严格的框架和数据中，但故事本身可以非常强大。

关于测试所写的内容是否具有较强的可读性，Coven 认为，最好的方法是大声朗读或使用 Microsoft Word 中的功能。鉴于写作和口语的接近性（例如它们都使用句子来构筑信息），在大声朗读时，我们也许会惊讶于那些笨重的句子、并不那么恰切的短语，而朗读使我们有可能注意到这些细节，并且让写作变得更加清晰。

Coven 要给出的最后一条建议是，再好好想想你的“受众”。特别是如果你正在考虑与公众沟通，这将是非常重要的。所以不妨问问自己：谁会是我的读者？他们预先已经知道了什么？为了理解我所说的话，他们可能会需要什么背景信息？他们关心什么？如果要写一些能引起读者共鸣的东西，我们不得不考虑读者的需求、价值观与优先事项，并输出对他们有用的论点。

写作是持续一生的旅程

在 Writing on the Job 的介绍部分，Coven 用一小章说明了不同情况下可使用的不同写作策略。其中有一条是避免分心，例如关闭手机、电子邮件、社交媒体上的通知，让自己置身于一个可以沉浸的环境中。另一条是我们在写作的过程中间歇性“离开”自己已经写完的部分内容，再回来检视它。例如，作者在发送重要信件时，会在起草完成后的5分钟回来再读一遍，并且经常会发现一些第一次没有注意到的东西。Coven 的第三个策略是准备一些大纲。在本书中，作者认为这些要点是最通用的写作形式之一。因为一旦有想要表达的观点，我们就可以随时补充事实和数据来支持这些观点。

Coven 认为，写作是持续一生的旅程。我们都不是完美的作家，并且都在推动自己沿着这段旅程前进的过程中。如果一个人可以成为一个更好的写作者，人们会更喜欢与之一起工作，而不需要为了并不清晰的工作书写而深夜加班。对个人而言，我们也会有更多的时间去做其他事情，并且在职业生涯中走得更远。

同时，更好的沟通对社会也有价值，而好的写作是其中很重要的一部分。在公共政策领域的工作中，Coven 相信好的写作有时可以帮助弥合分歧，因为它可以让我们更好地理解彼此的观点。当然，如果政府机构写得更好，与他们所代表的人民沟通得更好，人们对政府的感觉就会更好，对政府的挫折感就会相应地减少。因此，作者对人们所处的两极分化的氛围并不乐观，但仍然认为好的写作会有助于社会发展，它会是解决沟通问题的一个重要因素。

内容来源：

https://press.princeton.edu/ideas/bottom-line-up-front

https://spia.princeton.edu/news/endnotes-writing-job-martha-coven

Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age

写作是当今职场的一项必备技能。从备忘录和报告等传统交流形式到信息平台与社交媒体，我们比以往任何时候都更依赖文字。考虑到我们在移动设备上的阅读量，能够简洁地写作对于获取成功至关重要。Writing on the Job 一书为专业人士提供了在数字时代清晰有效的写作指导。

Martha Coven 从0开始，解释了如何发展自身的专业风格；如何通过创建初稿开始写一篇文章，并将其编辑成一个强大的最终产品等。然后，她就电子邮件、幻灯片、提案、求职信等十多种写作形式提供了详细而实用的建议。在此过程中，Coven 提供了大量的具体示例和简单的模板，使得其概念便于读者理解和应用。

本书基于 Coven 在普林斯顿大学广受欢迎的写作课程和讲习班，以及她在公共和私营部门几十年的经验而写成。Writing on the Job 探讨了专业人士在当今数字时代面临的真正挑战，并分享了可以提高工作表现的基本实践。

PUP作者简介

Martha B. Coven

本书作者 Martha B. Coven 是普林斯顿公共和国际事务学院的客座讲师、纽约大学法学副教授，也是科文咨询公司的创始人。她曾在白宫、国会以及私营部门工作超过25年。

PUP名家推荐

Martha Coven 带给我们一本简明的、有思想的书，为读者提供了受益一生的方法。她展示了如何以清晰和活泼的方式写作，同时阐明了为什么这对与听众建立联系很重要。对于年轻的职场人士和经验丰富的作家来说，这本书都是必不可少的。

——Myles C. Thompson，哥伦比亚商学院出版社创始出版人

好的想法是企业的命脉，但它们只有在有效沟通的情况下才有意义。在这本简短的书中，Martha Coven 通过解释如何在当今的各种交流形式中清晰而有说服力地写作，包括电子邮件、备忘录，甚至是演讲稿和幻灯片。这本书提供了二十一世纪的“专业风格要素”。

——Donald H. Chew，Journal of Applied Corporate Finance 编辑

在嘈杂的数字时代，简洁而有说服力的沟通显得更加关键。考虑到受众、信息传递和行业的期望，《工作中的写作》为不同水平的专业人士提供了相关建议，并结合具体案例，使每一位读者都能成为更有效的沟通者。

——Rimjhim Dey，DEY 思想+影响力创始人

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版权声明

原标题：《持续一生的旅程：数字时代的写作进阶指南》

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