操作猛如虎，效果原地杵？学会这4种技巧，数据告别字段错误

某电动车销售公司的各分店将采购计划表制作完成后递交给总公司，最后总公司采购经理王总负责统一采购。由于本次采购数量和金额很大，他召集部门相关人员进行商讨，对这次采购数据进行分析。

小张在这次会议中发言很积极，他建议利用数据透视表对数据进行分类汇总，汇总出最大值和平均值。王总最后决定将该工作交由小张负责，并叮嘱数据一定要注意格式。

小张三下五除二半天就做完了，交给王总过目。

最初效果

王总刚想对小张的做事效率夸奖一番，没想到仔细一看，发现汇总数据之后采购数量排序比较乱，没有规则，因为对多字段进行分类汇总后无法进行排序操作。

小张深受打击，职场君告诉他数据透视表并不是想象的那么简单。在职场君的建议下对数据透视表进行了修改，果然得到了王总的肯定。

下面职场君来介绍一下数据透视表中字段的操作，例如显示/隐藏数据透视表的字段列表、显示数据的详细信息及删除字段等。

隐藏数据透视表的字段列表

创建数据透视表后，自动打开“数据透视表字段”导航窗格，在该窗格中可以对字段进行调整。为了防止对数据透视表进行修改，可以将该导航窗格隐藏，下面介绍具体操作方法。

第一步、打开“ 隐 藏 数 据 透 视 表 的 字 段 列表.xlsx”工作表，选中数据透视表中任意单元格，则自动打开“数据透视表字段”导航窗格。切换至“数据透视表工具-分析”选项卡，单击“显示”选项组中“字段列表”按钮，即可隐藏该导航窗格。

第一步

第二步、也可以通过快捷菜单的方法进行隐藏。选择数据透视表中任意单元格并右击，在快捷菜单中选择“隐藏字段列表”选项即可。

第二步

tips：显示数据透视表的字段列表

如果数据透视表中不显示“数据透视表字段”导航窗或者右击数据透视表中任意单元格，在快捷菜单中选格，可以单击“显示”选项组中“字段列表”按钮；择“显示字段列表”选项。

tips：显示/隐藏“+/-”按钮或“字段标题”

创建数据透视表后，在汇总字段前会显示“+/-”按钮，以及在数据区域的左上角显示“行标签”的字段标题，用户可以根据需要进行显示或隐藏。选择数据透视表中任意单元格，在“显示”选项组中单击对应的按钮即可。

tips

删除字段

使用数据透视表分析数据时，如果不需要对某字段分析，可以将该字段删除，下面介绍删除字段的操作方法。

第一步、打开“删除字段.xlsx”工作表，选中数据透视表区域中任意单元格，在“数据透视表字段”导航窗格相应的区域中单击需要删除的字段，如“求和项:销售数量”字段，在快捷菜单中选择“删除字段”选项。

第一步

tips：快捷菜单删除字段

也可以通过快捷菜单删除字段，右击需要删除的字段，在快捷菜单中选择“删除'求和项:销售数量'”选项，即可将选中字段删除。

tips

第二步、返回工作表中可见“求和项:销售数量”字段的相关数据被删除。

第二步

展开/折叠活动字段

数据透视表中使用多个字段时，活动字段存在主次关系，通过展开或折叠字段可以满足用户在不同情况下分析数据。本案例中将对“地区”和“商品类别”字段进行展开或折叠操作，下面介绍具体操作方法。

第一步、打开“展开折叠活动字段.xlsx”工作表，选择数据透视表中需要折叠的字段所在的任意单元格，如A5单元格，切换至“数据透视表-工具”选项卡，单击“活动字段”选项组中“折叠字段”按钮。

第一步

第二步、可见所选单元格所在字段折叠起来。

第二步

第三步、如果需要展开字段，则选择字段所在单元格，单击“活动字段”选项组中“展开字段”按钮即可。如果需要展开部分字段时，单击需要展开字段左侧+按钮即可。

第三步

tips：快捷菜单展开或折叠活动字段

选择需要展开或折叠的字段并右击，在快捷菜单中选择“展开/折叠”选项，在子菜单中选择相对应的命令即可。

第四步、在本案例中还可以根据需要对“商品类别”展开显示特定的信息。选择需要展开的字段所在单元格，如A5单元格，在“活动字段”选项组中单击“展开字段”按钮。

第四步

第五步、打开“显示明细数据”对话框，在“请选择待要显示的明细数据所在的字段”列表框中选择需要显示的数据，如“商品品牌”，单击“确定”按钮。

第五步

第六步、返回工作表中，可见在所有商品类别下方显示商品品牌，并显示各品牌的销售数量和销售金额。

第六步

显示详细信息

在数据透视表的数值区域显示各行字段的汇总数据，用户可以查看这些数据的详细信息，即该数据汇总的源数据，下面介绍具体操作方法。

第一步、打开“显示详细信息.xlsx”工作簿，在“数据透视表”工作表中选择C4单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择“显示详细信息”选项。

第一步

第二步、可见新建工作表，并显示华北区销售金额汇总的所有源数据。选中F2:F25单元格区域，则在状态栏中显示求和为81178391，和C4单元格中的数值是一致的。

第二步

tips：快速显示详细信息

除了上述方法外，还可以选中需要显示详细信息的单元格，然后双击即可。

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