数据筛选被老板吐槽？知名高管揭秘：80%员工的方法不入流

数据筛选是数据表格管理的常用操作也是基本技能，筛选分为自动筛选和高级筛选两种，筛选的方法多种多样，学之不尽。通过数据筛选可以快速定位符合条件的数据，方便用户在最短的时间内获取第一手需要的数据信息。知名高管跟职场君谈到，现在他所接触的员工有八成以上都不太懂数据筛选，根据日常所提交的表格文件来看，说他们还没有入门也不为过。

数据的自动筛选

自动筛选常用来筛选重复项或指定的数值，操作起来很简单。打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，或者直接按Ctrl+Shift+L组合键，即可为数据表的每一个字段添加筛选按钮。

单击“筛选”按钮

单击需要筛选的字段右侧的下拉按钮，在展开的列表中勾选需要筛选的数据，单击“确定”按钮便可将勾选的数据全部筛选出来。

勾选需要筛选的数据

当一列中的项目太多不好通过勾选复选框来筛选的话，直接在“搜索”文本框中输入需要筛选的数据名称，再单击“确定”按钮便可以将内容筛选出来。

在“搜索”文本框中输入

在对数字进行筛选的时候通常要求筛选指定范围内的数据，以筛选高于平均值的数据为例：打开“销售金额”字段的筛选列表，选择“数字筛选”选项，在其下级列表中选择“高于平均值”选项，Excel即可自动筛选出销售金额高于平均值的数据。

选择“高于平均值”选项

筛选效果如下——

效果

数据的自定义筛选

在执行筛选操作的时候可以根据数据分析的需要，灵活的设置筛选范围，这就需要使用自定义筛选功能。数字、文本、日期都可以使用自定义筛选。

单击“出生年月”字段筛选按钮，从中选择“自定义筛选”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框，设置出生年月在“1980/1/1”至“1989/12/30”之间。

自定义筛选

单击“确定”按钮，即可筛选出所有八零后的信息。

单击“确定”按钮

文本和数字的自定义筛选和日期的操作方法相同。当打开数字类型字段的筛选列表时会出现“数字筛选”选项，文本筛选同理。用户在自己的工作表中一试便知。

筛选文本型数据时常常会用到通配符。比如使用通配符筛选姓“赵”的员工姓名。

“?”代表单个字符，“*”代表任意多个字符。

使用通配符

数据的高级筛选

Excel中的高级筛选功能相对自动筛选比较隐蔽，很多不熟悉Excel的人根本不知道高级筛选为何意，使用高级筛选可以筛选更为复杂的条件。前提是事先设置好筛选条件。

在表格下方创建辅助表，然后输入筛选条件，如下图所示。

创建辅助表

选中数据表中的任意单元格，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。

“高级”按钮

打开“高级筛选”对话框，Excel会自动识别“列表区域”，我们只要选择好“条件区域”即可。

条件区域

自动导出筛选结果

对于一般的筛选可以通过复制粘贴的方式将筛选结果输出到其他位置。在进行高级筛选时，只需要在“高级筛选”对话框中选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，让“复制到”文本框变为可编辑状态，便可以自动将筛选结果输出到指定的单元格区域。

将筛选结果复制到其他位置

知识加油站：筛选结果的输出方式

通过“高级筛选”对话框，只能将结果输出到和数据源所在的工作表。如果想将结果输出到其他工作表或工作簿，还是要利用复制粘贴功能。

复制筛选结果后在粘贴时，可以根据实际情况选择粘贴效果，无论是通过选项卡中的功能按钮粘贴，还是通过右键快捷菜单粘贴都有很多粘贴选项。

如果要清除高级筛选的结果直接在“排序和筛选”组中单击“清除”按钮即可。

单击“清除”

一键清除筛选结果

对某个字段进行筛选后，通常还会筛选其他字段。这时候就需要将之前字段的筛选清除掉。下面将由小德子为大家介绍清除筛选结果的方法。

执行过筛选的字段，其筛选按钮中会增加一个小漏斗的形状。我们可以由此区分数据表中哪些字段执行了筛选。

若要取消对字段的筛选，在筛选下拉列表中选择“从xxx中清除筛选”选项即可。

从xxx中清除筛选

直接单击“排序和筛选”组中的“清除”按钮可以快速清除筛选。另外单击“筛选”按钮也可以清除筛选，只是在清除筛选的同时也会退出筛选模式。

单击“清除”

如果想要删除筛选之后的结果，按照常规操作的话，会把隐藏的单元格一起删除。遇到这种情况，我们可以通过删除“可见单元格”的方法来解决。其操作为：按Ctrl+A组合键，全选表格数据，然后按Ctrl+G组合键打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在打开的“定位条件”对话框中，单击“可见单元格”单选按钮即可。

这样就可以只选中筛选出来的单元格，而不会选中隐藏的单元格，直接删除选中的单元格就好。

直接删除选中的单元格

突显你要的数据

除了筛选功能，使用条件格式功能也可以对数值型数据进行筛选。而且效果更加直观。在“开始”选项卡中单击“条件格式”按钮，下拉列表的前两项“突出显示单元格规则”和“项目选取规则”都可以对数值进行筛选，并用颜色来突出显示。

颜色来突出显示

比如选择“项目选取规则”的“前10项”选项，在对话框中设置具体突出显示前几项，以及用什么填充色和字体颜色突出显示。工作表中对应的项即可被突出显示，这其实就是一种先筛选，再突出显示的方式。

先筛选，再突出显示

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