订单管理太out？4步做好数据跟踪表，领导同事看了都说好

采购材料是企业重要的一项事务，对负责采购的员工来说，不仅要具有良好的沟通能力，还要保证订单的条理性，哪些订单需要及时跟进，哪些订单需要加急等。一份完美的采购订单跟踪表可以帮助员工解决很多问题。很多中小企业，都没有实现ERP的统一管理，给跟单员带来诸多不便。之场均曾见过某家公司的跟单员，不但要做进度跟踪，还要做对账单，而且还要核对单价，熟悉此种情况的人都明白，在做重复的工作，并且容易造成订单错乱，交货不及时，或者已交货并没有结算货款等情况。

随着企业的发展，业务不断扩大，需要采购的材料也越来越多，但是公司的交易数据经常出现混乱错误等问题，这对公司的收益产生了非常大的消极影响。为了能够更有效地管理采购订单并能及时跟进，赵总安排小王制作采购订单跟踪表，要求表格条理清楚，能够突出重点。

小王连夜赶制出了一份表，如图所示。本以为赵总看后会对自己表扬一番，没成想，赵总简单扫了一眼，立马要求小王重做。

失败案例

小王看不明白自己哪里做得不好，急忙来找职场君分析一下。职场君给出了看法。

职场君点评：制作的表格，整体看上去进步很多，数据详细而且美观。首先为表格填充浅橙色，增加表格欣赏度；在输入“下单日期”时，没有按顺序录入，不利于管理表格；在“交货日期”列没有突出显示最近的交货日期，不能及时提醒员工订单的进展。

在职场君的建议下，小王对表格进行了修改——

修改版本

通过以上几处修改，表格不但美观而且更清晰明了。为表格填充图片，使表格活泼生动；在“下单日期”列使用“数据验证”功能限制日期按顺序输入，具有时间条理性；为“交货日期”突出显示最近交货的日期，让员工能够清楚看到订单情况。

果不其然，赵总对这样的效果很满意，表示对小王的工作很放心。

下面，职场君分要点给大家介绍一下如何制作这样的一份表格——

对日期进行设置

在采购订单跟踪表中一般包含两个日期，分别为下单日期和交货日期，除了需要设置日期格式外，还需要对下单日期进行限制，使其按照顺序输入。下面介绍具体操作方法。

第一步，打开“采购订单跟踪表.xlsx”工作簿，按住Ctrl键选中C3:C23和K3:K23单元格区域，然后单击“数字”选项组的对话框启动器按钮。

第一步

第二步，打开“设置单元格格式”对话框，切换至“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”选项，在右侧“类型”列表中选择日期格式，单击“确定”按钮。

第二步

第三步，然后选中C3:C23单元格区域，单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中设置“允许”为“日期”，“数据”为“大于或等于”，在“开始日期”文本框中输入“=MAX($C$3:$C3)”公式。

第三步

第四步，切换至“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入相关信息，然后单击“确定”按钮。

第四步

第五步，返回工作表中，在下单日期列输入日期，如果输入的日期没有按要求的顺序，则弹出提示对话框，显示此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配，单击“取消”按钮重新输入正确的日期。

第五步

tips：设置输入日期范围

首先选中C3:C23单元格区域，打开“数据验证”对话框，切换至“设置”选项卡，设置“允许”为“日期”，“数据”为“介于”，在“开始日期”文本框中输入“2018/8/1”，在“结束日期”文本框中输入“2018/8/31”，单击“确定”按钮，即可设置在该单元格区域中只能输入从2018/8/1到2018/8/31之间的日期。

设置输入日期范围

输入数据并设置

表格的结构制作完成后，根据实际的订单情况输入数据，本节主要介绍如何避免输入相同的订单编号，下面介绍具体操作方法。

第一步，打开“采购订单跟踪表.xlsx”工作簿，在表格中根据实际信息输入相应的采购信息。

第一步

第二步，选中B3:B23单元格区域，打开“数据验证”对话框，切换至“设置”选项卡，设置“允许”为“自定义”，在“公式”文本框中输入“=COUNTIF($B$3:$B$23,$B3)=1”，单击“确定”按钮。

第二步

第三步，输入订单的编号，如果输入的编号与之前重复，则弹出提示对话框，单击“取消”按钮。

第三步

为表格区域添加背景图片

为了表格的美观，用户可以为其添加背景图片。在Excel中添加背景图片默认是填充整个表格，如何只为表格区域添加背景图片呢？下面介绍具体操作方法。

第一步，打开“采购订单跟踪表.xlsx”工作簿，切换至“页面布局”选项卡，单击“页面设置”选项组中的“背景”按钮。

第一步

第二步，打开“插入图片”面板，单击“从文件”右侧的“浏览”按钮。

第二步

第三步，打开“工作表背景”对话框，选择合适的图片，单击“插入”按钮。

第三步

第四步，返回工作表中，可见工作表中所有区域均填充图片。

第四步

第五步，单击工作表左上角的倒三角形按钮，全选工作表区域，然后切换至“开始”选项卡，单击“字体”选项组中的“填充颜色”下三角按钮，在列表中选择白色。

第五步

第六步，选中A3:K23单元格区域，再次单击“填充颜色”下三角按钮，在列表中选择“无填充”选项，即可在选中区域填充图片。

第六步

第七步，然后选中A2:K2单元格区域，再次单击“填充颜色”下三角按钮，在列表中选择合适的填充颜色。为了更好地展示表格信息，在表格的第一行和第一列分别插入空白行和列。

第七步

设置条件格式

在表格中为了让某些数据能够突出显示，便于用户快速查看，可以为数据设置条件格式。本案例介绍突出显示最近的三个日期，具体操作方法介绍如下。

第一步，打开“采购订单跟踪表.xlsx”工作簿，选择K3:K23单元格区域，切换至“开始”选项卡，单击“样式”选项组中“条件格式”下三角按钮，在列表中选择“最前/最后规则>最后10项”选项。

第一步

第二步，打开“最后10项”对话框，在“为值最小的那些单元格设置格式”数值框中输入3，保持“设置为”为默认状态，单击“确定”按钮。

第二步

第三步，返回工作表中，查看设置条件格式的效果，突出显示最近的三个日期。

第三步

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