职场新人开会太伤脑，记住3点，教你写出简洁实用的会议记录

在会议进行当中，对图像记录的要求不仅仅是简单易懂，对图像记录员来说，把握会场的状况，时刻思考此时此刻需要记录什么是很重要的。

会议三个阶段

一、收集：集中散乱的话语。

在各种谈话讨论杂乱交织的状况下，首先要做的就是认真倾听大家的发言，并把它们整合集中在一起。讨论时无形的混乱会使人感到不安，但只要将其进行即时可视化处理，会场的氛围就能够变得积极向前。此外，语言可视化也更方便指出你比较在意的部分，讨论就自然地被赋予了活力。

收集

二、再构造：从现实问题出发，对课题进行再定义。

有时，从外表看来讨论进行得热火朝天，但很多时候现实情况却是消极想法弥漫、分歧碰撞过多导致停滞不前。此时，不要假装无视这种情况，而是应该原原本本地记录下来，这样反而能使参会者站在客观的视角，更加积极地思考问题。

再构造

三、合作：以解决问题为目标令全员努力。

在各界人士聚集的场合，人们往往不倾向于表达自己的看法。这种情况下，就要准备使用图像记录去展示并共享大家的想法。面对面时无法说出的真心想法，可以通过图像记录大胆地分享。这样还能够创造出一种接纳的氛围，能够把与对方的不同看法也当做是问题的多样性而愉快接受。

合作

Aggregation（收集）: 集中散乱的话语

一、怎样开始图像记录？

首先可以提前向主办方简单提议：为了便于整理会议内容，请让我担任会议记录。然后，提前向大家传达这样的思想：感到困惑时，如果可以回顾之前的谈话内容，或许能够从会议记录中找出自己在意的地方。以便促进大家在会议中积极发言。如果还没来得及和主办方交流，会议就开始了的话，可以在会议中提出“试着来整理一下会议内容吧”，然后逐渐靠近白板，开始进行图像记录。

事先向主办方传达“想做会议记录”的意愿

如果迫切想要在会议中实践的话，就举手自荐，主动承担会议记录的整理任务。

怎样开始图像记录？

二、使用什么工具？

在会议中进行图像记录，不需要什么特殊的道具。只要有供日常会议使用的白板和笔就足够了。万一没有白板的话，可以在墙上贴白纸，或者在桌子上铺开白纸使用也是可以的。比起在什么东西上记录，记录所在的位置更为重要，最好提前就把白板放在参会者全员都能看到的位置。如果可以的话，还能让参会者也使用白板进行说明，所以可以围绕白板设置参会者的位置。

使用什么工具？

三、记录时要注意的事情？

虽然图像记录在快速把握全体内容方面有绝对的优势，但是若使用方法错误，也有可能会导致讨论的发展方向发生扭曲。比如，如果硬要把一些人的意见进行组合的话，恐怕会导致结论的改变。别看它只是一份记录，可是留下来的记录往往比实际的发言本身更具有扭曲现实的力量。我们要意识到这种危险性。为了避开这种状态，在进行图像记录时，我们需要遵守以下三点。

1.拥有目的意识

对于“为什么要把讨论内容可视化”这个问题，要有自己的答案。就像你不认为绘制本身是图像记录的目的那样，万一对于进行图像记录的目的意识没有共同认识的话，你也要具备不做会议记录的勇气。

2.保持公平之心

与讨论和对话的目的有关的所有意见都要平等地对待。就算做不到全部画出来，即便只记下关键词，也必须要有所记录。万一有所遗漏心中感到不安，不要自己妄加判断，去问问参会者吧。

3.以事实为基准

在图像记录中加入记录者的解释说明而使内容发生改变，或进行个人的创作行为是不可以的。但是，由于要一字一句完全依照原话严密地记录是不可能的，所以记录员要做的就是对现实进行适度的概括。如果自己也有想法，要发言之后再加入记录当中。

以事实为基准

四、画错的话会感到害怕和羞耻

如果稍微有不安的感觉，可以就图像记录向参会者确认“是这样吗”。即使参会者突然说“错了”、“有点不对”，也没必要有罪恶感。因为如果本身没有把讨论内容可视化的话，人们甚至注意不到彼此认识上的分歧。要把这种错误的指出当做一种有益的发现，“发现了错误，真的太好了。那么是哪里出了什么错呢”，这样一边提出问题一边修正。为了使错误记录被发现，通常要在发言人能看到的位置进行图像记录。

五、全部写成了文字

试着在实际的会议中进行操作你会发现，你可能没有足够的时间去画图像，而只写出了全是文字的条条框框，但是也没必要感到焦虑。文字多一点或图像多一点都无关紧要。比起文字的多少，更重要的是要看你是否抓住并表现出了讨论的主旨。要达到熟练画出更简明易懂的图像的程度，要经过 4 个阶段的训练。与其在还没有了解主要内容的情况下勉强画出一个不清晰的架构，倒不如首先以文字为主去表现出主旨。记录过程中可以加入一些简单的标记和分类，从而慢慢提升记录的水准。

六、不知道用于表现结构的合适的框架体系

在讨论中可以使用的框架种类之多，从有专门介绍其的书籍上就可见一斑，因此无法全部进行说明，在这里我们介绍一下其中 6 种。只要一边思考“在这个场合，什么信息是重要的”一边进行选择的话，就能选出比较合适的框架了。即使无法立刻选出正确的框架，也可以首先进行标记和分组，在知道了重要的部分之后再重新画。

Reframing(再构造):消除讨论方向的偏离

一、意见发生碰撞导致气氛逐渐升温

当会议向参会者互相批判对方意见的方向发展，现场气氛开始升温时可以试着问一下主持人“我想整理一下现在产生的课题，我们的目标是解决什么问题呢”。然后提出“将全体内容分为事实、课题和理想三部分整理吧”，这样大家就能恢复冷静的心态，应该就可以继续进行有建设性的讨论了。虽然发生了意见的碰撞，但大家想要解决问题的心情都是一样的，所以首先为了能让大家看到目的地，就把讨论内容在白板上进行可视化吧。

二、有生气、不满的人

如果现场有不接受讨论内容的，总是做出否定性的发言，表示“即使这么做了也是没用的“我不这么认为”等这样的人存在的话，不是要用语言向他提出问题，要求他回答，而是要试着使用画图像的方式去问他“那么如果是这样呢”。如果意见不一的话，把对方的想法也画进图像记录中，把双方的分歧可视化。

这样双方都可以拥有建设性的信息共有，即到底是对于哪一点不同感到生气。即使对方可能会有一些情绪，但是这件事中已经加入了图像记录，就能达到不轻易成为大家的压力的效果。

三、有人会想要说一些偏离当下议题的内容

那就把偏离的内容也在视觉上传达出来吧。“哎？现在说这个”、“刚才没有说这个吧”等，会议中总会突然出现一些人，说一些偏离当下议题的话。这时不要无视，而是要把他说的内容用图像表达出来，让大家都意识到这种偏离。如果对于那些偏离主题的话直接用语言指出“现在说的不是这个”的话，总有一些否定的意味在里面，而用图像表示则会愉快一些，而且还可能从偏离主题的话语当中得到启发。

Collaboration(合作)：共享各种不同的想法

一、想要在各界人士初次聚集时成功打造一支坚固的团队

为了创造出新的东西，让拥有各种各样背景的人聚集起来是最快的办法。但是这些成员多样性丰富，所认为的重要的价值观和思考方法都不同，所以很容易产生分歧。在开始初次见面时，通过分享自己的想法，容易缩短彼此之间的距离。让参会者在签条或 A4 纸上提前写下自己在本次工作中想要达成的目标、自己擅长的事情吧。然后再用 3 分钟左右的时间，让大家各自进行发表呈现。

想要在各界人士初次聚集时成功打造一支坚固的团队

通过共享彼此的想法，可以缩短距离。用3分钟左右的时间让大家在签条或A4纸上写出来，然后进行小演讲。

二、想要在想出办法时活用

想出办法的方法多种多样，这里介绍一下用图像记录为头脑风暴提供支持的方法。头脑风暴是遵循重视数量、结合具体办法展开工作、不轻易下判断下结论、即使是粗略的想法也欢迎这 4 项原则而进行的。如果只是一边在签条上书写一边进行的话，也能达到其应有的气氛，但是只使用文字是不太好理解的。如果让图像记录员把这些内容通过绘画表示出来，可以为读者的直观理解提供帮助。

想要在想出办法时活用

只有文字的白板，虽然可以记录事实，但是却没有画面感。此外，人们不知道彼此的想法是否合拍，在互相交流方面会花费时间。

三、不想被口才好的人的意见所左右

当投票选择“哪一个好”的时候，总是说不出自己的选择好在哪里，结果总是容易被善于表达的口才好的人的意见所左右。那就把觉得好的原因可视化吧。例如，觉得十分有可行性的就贴上红色标签，觉得有速效性的就贴上蓝色的标签等，提前设定好投票的标准之后再进行投票吧。通过这样的投票，不仅可以使想法得到可视化表现，而且由于大家都聚集在白板周围，自然就会产生对话交流，还能得到讨论更加活跃、思考更加深化的效果。

四、想要在会议总结时活用

在每一个人的议题都做完之后，会议将要顺利结束的时候，试着在会议记录中加入一些大家对本次会议的回顾吧，比如今后想要进一步探讨的内容，感到满意的内容等。如果自己的想法可以通过图像被记录下来的话，平常不会说出来的本质的想法和富有个性的观点也会不知不觉跳出来的。

从那当中找出下次项目的点子和需要讨论的论点，以供下次使用。比起只有图像记录员一个人在单方面地做总结，要尽量收集更多反馈，努力形成一个有主体性的团队。

《让你的会议可视化：用图形符号快速记录会议内容》