谁说文件非得当面改？掌握5个批注妙招，领导同事直夸高效

身在职场，日常办公经常需要提交文档给领导，而领导要对文件进行审阅和提建议，这时候领导可能会一字一句地告诉你怎么修改文稿，这看似很直接，却大大增加了工作的时间成本，稍有不慎，就让你尝尽各种当面责备的苦头。

而如果领导不懂得如何使用办公软件审阅文件，就只能如此。所以我们就要想想，如何教会领导高效审阅文件。今天，职场君就分享5个批阅文档的技巧，看看你都会吗？

批注的添加很简单

在查阅文档时，若发现有不确定性的错误，需要标注出来进行查证，或者让别人审核该问题，可以通过为文档添加批注的方法来实现，下面对其进行介绍。

步骤一、选择需要添加批注的文本，单击“审阅”选项卡上的“新建批注”按钮。

步骤一

步骤二、在文档右侧会显示出批注文本框，在文本框中输入文本即可。

步骤二

步骤三、输入完成后，单击批注框外的区域，完成批注的创建。单击“删除”按钮，则可以删除当前批注。

步骤三

右键删除批注法：

选中批注，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可。

右键删除批注法

自定义批注框文本

插入批注后，批注框的样式为默认效果，若用户想要自定义批注框样式，也是很容易就可实现的，下面将对其进行详细介绍。

步骤一、选择批注，单击“审阅”选项卡上“修订”组的对话框启动器按钮。

步骤一

步骤二、打开“修订选项”对话框，单击“高级选项”按钮。

步骤二

步骤三、打开“高级修订选项”对话框，单击“批注”下拉按钮，选择“鲜绿” 。

步骤三

步骤四、在“批注框”选项中设置批注框的宽度和边距，设置完成后，关闭对话框，查看设置批注框效果。

步骤四

审阅文档很简单

文档交由客户或者上级修改返回后，若对文档进行了更改，用户想要查看对文档的修订、接受或者拒绝修订内容，则可以通过下面介绍的方法来完成。

步骤一、打开文档，切换至“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“上一处”或“下一处”按钮，可逐一查阅修订内容。

步骤一

步骤二、若单击“接受”按钮，从展开的列表中选择合适的命令，则可接受对文档的修订。

步骤二

步骤三、若单击“拒绝”按钮，从列表中选择合适的命令，则可拒绝对文档的修订。

步骤三

有关修订选项的设置

单击“审阅”选项卡中“修订”组的对话框启动器按钮，打开“修订选项”对话框，选择需显示的修订项，单击“高级选项”按钮，则可在打开的对话框中对标记格式进行设置。

一招保护批注和修订

当用户在文档中添加了批注或者对文档进行了修订后，为了防止他人恶意篡改文档，或是对文档的批注和修订作出误操作，那么可以对批注和修订作出相应的保护，其具体操作介绍如下。

步骤一、打开文档，切换至“审阅”选项卡，单击“保护”组中的“限制编辑”按钮，将打开“限制编辑”窗格。

步骤一

步骤二、在“限制编辑”选项，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”选项，设置其类型为“不允许任何更改（只读）”，然后单击“是，启动强制保护”按钮。

步骤二

步骤三、打开“启动强制保护”对话框，在“新密码”和“确认新密码”文本框中输入密码，这里输入“123”，然后单击“确定”按钮。

步骤三

步骤四、设置完成后，选择文档中的文本执行删除操作后，发现不能将文本删除，并且状态栏中会出现提示信息。

步骤四

使用修订功能很简单

默认情况下，用户修改文档内容后，关闭文档再次打开无法看到之前对文档的修改有哪些，若想要清楚的记录对文档的内容和格式的修改，可以启用修订功能，下面对其进行介绍。

步骤一、打开文档，切换至“审阅”选项卡，单击“修订”按钮，从中选择“修订”选项。

步骤一

步骤二、随后，对文档进行修改，单击文档左侧 “1”修订标记，在文档右侧会显示修订的内容

。

步骤二

步骤三、选择任意1条修订内容，则会显示出修订的时间和内容。

步骤三

想要学习更多office软件知识，请了解——

office 2016实战技巧精粹辞典（全技巧视频版）

超实用技巧一本收纳，覆盖Office软件办公方方面面，紧跟现代办公潮流，值得置于案头随时翻阅学习！双色印刷，图例清晰，讲解详细，操作步骤和参数一目了然！随书附赠资料，公众号在线观看本书语音视频教学，另有额外附赠的超实用办公模板、相关办公技巧视频、办公素材、实用小软件，超值丰富内容轻松获得！